Este artigo apareceu originalmente no ACC Docket, publicado pela Association of Corporate Counsel em 9 de janeiro de 2023, e foi escrito por James Bellerjeau. Esta é uma versão traduzida preparada por Daniel Ruy.
Nada envia um sinal de que você gerencia cuidadosamente o seu tempo como recusar um convite para uma reunião. Em vez de simplesmente dizer não, o que entendo que será um choque em muitas organizações, que tal perguntar qual seria o seu papel: “Vejo que você me convidou para a reunião “X”. Com base na agenda, não tenho certeza se posso agregar valor. O que especificamente você espera que eu possa contribuir?”
Agende reuniões apenas quando necessário.
Quando criamos um programa de treinamento para a gerência intermediária sobre eficácia pessoal e de liderança, perguntamos o que causava mais frustração e perda de tempo aos funcionários. As duas principais respostas, com grande margem, foram excesso de e-mails e reuniões que desperdiçam tempo. Hoje, vamos discutir os segredos para realizar reuniões eficazes.
É provável que você passe uma parte significativa do seu dia em reuniões. Muitas delas serão improdutivas. Embora as reuniões não precisem ser um fardo, mudar a cultura da sua empresa levará tempo. Comece dando o exemplo com as reuniões que você realiza. Se tiver sorte, outros ficarão tão impressionados que adotarão seus bons hábitos para suas próprias reuniões.
10 maneiras de melhorar suas reuniões
Especifique o que você espera alcançar para cada item na agenda.
1. Tenha um objetivo.
Agende reuniões apenas quando necessário. Não faça uma reunião apenas porque é rotina. Tenha um objetivo específico para cada reunião. Se você não pode articular um objetivo claro, você não está pronto para uma reunião.
2. Use uma agenda baseada em objetivos.
Mantenha-se fiel a uma agenda baseada em objetivos em todas as reuniões. Especifique o que você espera alcançar para cada item na agenda. Anote os itens fora do tópico levantados durante a reunião, mas não deixe que eles desviem a agenda.
3. Distribua o material com antecedência.
As reuniões são mais eficientes se os participantes vêm preparados. Distribua a agenda e os materiais pelo menos um dia antes, e mais cedo, se possível. Lembre-se de que seus colegas têm outras prioridades.
Comece as reuniões no horário e termine no horário. Se você alcançar
seus objetivos mais cedo, termine mais cedo.
4. Convide apenas participantes necessários.
Convide apenas os participantes que precisam estar lá. E você pode recusar convites para reuniões se não for agregar valor: Peça ao organizador para esclarecer seu papel, se não estiver claro.
5. Use locais com bom custo-benefício.
Sua reunião não é uma desculpa para viajar para um local exótico. A menos que o propósito da reunião seja prazer, é melhor manter reuniões e prazer separados.
6. Use apenas o tempo necessário.
Não agende reuniões de 30 ou 60 minutos apenas porque é o padrão do seu calendário. Tente agendar reuniões de 15 ou 20 minutos. Comece as reuniões no horário e termine no horário. Se você alcançar seus objetivos mais cedo, termine mais cedo.
7. Tenha propostas prontas.
Tenha propostas prontas para decisões que precisam ser tomadas na reunião. Use o tempo da reunião para discutir as propostas, em vez do contexto, para que você possa tomar ações após a reunião.
8. Elimine distrações e mantenha o foco.
Mantenha os participantes focados pedindo que guardem telefones e computadores durante a reunião — conforme necessário, uma pessoa pode tomar notas. Faça pausas a cada duas horas para permitir que os participantes respondam a chamadas urgentes.
Tenha propostas prontas para decisões que precisam ser tomadas na reunião.
9. Distribua notas e itens de ação.
Envie notas e itens de ação que surgirem da reunião prontamente após a reunião.
Essas dicas são poderosas porque as pessoas podem implementá-las facilmente. Você só precisa querer fazer isso e então estar atento ao que está fazendo. Assim, terminarei com minha dica final para realizar reuniões eficazes:
10. Não envie aquele convite antes de revisar sua agenda e materiais de acordo com esta lista.
Envie notas e itens de ação que surgirem da reunião prontamente após a reunião.
Com a prática, você se tornará habilidoso em fazer o uso mais eficaz do tempo dos seus colegas.
Se você seguir esta lista, é muito mais provável que realize reuniões eficazes que não desperdicem tempo. Mas lembre-se de que a melhor reunião pode ser aquela que você nunca participou.
Fique bem.
Continue a série "As 6 Habilidades Principais Para Ser Um Advogado Corporativo Eficaz" e veja a Parte 5: Persuadir como Aristóteles (influenciando outras pessoas).